Driva förening

Driv er förening!

Att driva en förening kan kännas lite svårt, men vi finns här för att hjälpa och guida dig igenom föreningsdrivandet!

Nedan finns allt du behöver som styrelseledamot i en medlemsförening.

Skulle det vara något som saknas här, eller ni behöver hjälp med något, hör av er till vår föreningsutvecklare på foreningsutvecklare@au.se

Styrelseroller

Pengar och bank

Formalia & Mallar

eBas

Aktiviteter

Styrelsens arbete

Styrelsen har huvudansvar för att fatta beslut, hålla i alla formaliteter och driva föreningens verksamhet. Dessa tre är de roller som måste finnas i en styrelse, men det kan finnas fler utöver dessa om styrelsen så önskar.

Ordförande

Ordförandens främsta uppgift är att se till att alla i styrelsen är medvetna om allt som händer och att samarbetet och arbetsfördelningen inom styrelsen fungerar på ett bra sätt. Ordföranden är huvudansvarig för att kalla till möten och se till att det som behöver göras blir gjort. Ordföranden agerar även ofta som ansiktet utåt och representant för föreningen.

Sekreterare

Sekreterarens har till uppgift att skriva alla formella och informella protokoll som förs under möten. Detta innefattar årsmötesprotokoll men även anteckningar, eller formella dokument, som förs under styrelsemöten. Att ha koll på, organisera och arkivera dessa protokoll ingår också i sekreterarens uppdrag, samt att efter varje verksamhetsår skriva en verksamhetsberättelse.

Kassör

Kassören har ansvaret för föreningens ekonomi. Detta innebär ansvara för att hålla koll på intäkter och utgifter, ansvara för att ta hand om kvitton och se till att få ersättning för utläggen. I rollen ingår även att sköta bokföringen under året och skriva en ekonomisk berättelse vid årets slut.


Årsmötet

Det högsta beslutande organet för föreningen är årsmötet. Årsmötet ska hållas en gång varje år. Under årsmötet går man igenom och behandlar det föregåendet årets verksamhet och ekonomi för föreningen. Man går igenom verksamhetsberättelsen, den ekonomiska berättelsen och revisionsberättelsen. Det är även under årsmötet som man beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet och väljer in den nya styrelsen samt revisorer för kommande mandatperiod.

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelsen är en skriftlig redogörelse av all verksamhet och aktivitet som föreningen haft under föregående verksamhetsår. Man skriver då vilka som satt i föreningsstyrelsen, hur många medlemmar föreningen hade i slutet av året och en lista på allt föreningen gjorde, med datum. Verksamhetsberättelsen skrivs oftast av sekreteraren.

Ekonomisk berättelse

Den ekonomiska berättelsen är en skriftlig redogörelse över föreningens ekonomi föregående räkenskapsår. Man skriver då alla föreningens utgifter, intäkter samt gör en resultat- och balansrapport för att få fram hur mycket föreningen hade på sitt konto i slutet av året. Den ekonomiska berättelsen skrivs oftast av kassören.

Revisionsberättelse

Revisionsberättelsen skrivs av föreningens revisor och beskriver hur hen har granskar föreningen för föregående verksamhets- och räkenskapsår. Där skriver revisorn om hen funnit allt i sin ordning och ifall hen anser att årsmötet bör bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet för föregående år. Det är viktigt att revisionsberättelsen signeras av revisorn för att vara giltig.

Alla dessa handlingar måste fastställas och godkännas av årsmötet. Mallar för verksamhetsberättelsen, den ekonomiska berättelsen och revisionsberättelsen finns under Formalia & Mallar.

Kallelse

För att informera era föreningsmedlemmar om årsmötet skickar ni ut en kallelse. Kallelsen måste skickas ut i god tid innan årsmöte och detta måste göras enligt föreningens stadgar. Kolla er förenings stadgar för när kallelsen till årsmötet senast ska skickas ut. Oftast är det mellan 2-4 veckor innan årsmötet. För att årsmötet ska vara giltigt måste kallelsen skickas ut till samtliga föreningsmedlemmar i tid.

I kallelsen skriver ni datum, tid och plats för årsmötet, samt ger möjlighet för medlemmarna att skicka in motioner eller kandidera till styrelsen. Beroende på er förenings stadgar kan ni även behöva skicka ut handlingarna och dagordningen innan årsmötet.

Det viktigaste är att ni alltid håller koll på er förenings stadgar och ser till att följa dem. För årsmötet är det viktigt att hålla koll på kallelsen, handlingarna och punkterna som måste behandlas .

Pengar och bank

Föreningsbidrag

Föreningar inom Astronomisk Ungdom får ett uppstartsbidrag om 2000 kr när de ansluter sig till förbundet. Efter varje kalenderårs slut så får varje förening årligen:

  • 2000 kr i verksamhetsbidrag, och
  • 20 kr/medlem i medlemsbidrag.

För att bidraget ska betalas ut krävs att:

  • Årsmötesprotokoll (inkl. bilagor) för föregående år är uppladdat och godkänt i eBas
  • Årsmötesrapport för föregående år är uppladdad och godkänd i eBas
  • Verksamhetsrapport för föregående år uppladdad och godkänd i eBas

Om ni har frågor eller funderingar angående föreningsbidragen, kontakta föreningsutvecklaren.

Begäran om ersättning (BOE)

Alla föreningar inom AU får ett eget konto hos Swedbank. För att underlätta för våra föreningsaktiva behöver ni inte hantera några formaliteter med banken själva, utan alla konton administreras av kansliet, som också sköter transaktioner åt er. 

För att använda era pengar som ligger på kontot så fyller ni bara i en Begäran om ersättning (BOE), när ni har köpt något, så betalas pengarna tillbaka från föreningskontot till det kontonummer som anges. Vill ni hellre skriva ut och fylla i en vanlig BOE på papper kan ni även göra det.

Din BOE ska även skrivas ut och sparas till föreningens bokföring tillsammans med originalkvittot. Skicka din BOE till foreningsutvecklare@au.se för utbetalning.

Formalia & Mallar

Det som ofta känns svårast med en förening är alla formella dokument som ska skrivas.

Framförallt ska föreningen hålla årsmöte varje år och skriva ett antal officiella dokument under året. Dessa ska sedan behandlas av årsmötet. Mer information om hur ett årsmöte går till och vad som behandlas finner ni här:

Mötesformalia

För att underlätta för er så mycket som möjligt finns här mallar för allt ni behöver göra:

För styrelsemöte:

För ordinarie årsmöte:

Bokföring

eBas

eBas är det medlemssystem som AU använder. Via eBas kan ni som förening bl.a. se och hantera medlemslistan, göra utskick till medlemmarna, komma åt onlineregistrering och ladda upp protokoll från årsmöten. En manual för hur ni använder systemet finner ni nedan.

manual för föreningsanvändare

Länk till eBas!

Föreningskurs

Varje höst ges en Föreningskurs ut på våra Distriktskonferenser. Som styrelseledamot i en av våra föreningar är detta en utmärkt grundkurs för att komma igång med arbetet i er förening. Kursen inkluderar allmän kunskap om styrelsearbete såväl som AU-specifika aspekter. Slides:en från dessa finns att ladda ned här:

Aktiviteter

Aktivitetsbank

Har ni svårt att hitta på roliga aktiviteter för er förening att arrangera? Ingen fara, det kan vara svårt ibland. Därför har vi här samlat lite inspiration och idéer till roliga saker ni skulle kunna hitta på! Har ni en bra idé ni vill dela med er av till andra föreningar som inte finns på listan? Skicka ett mail till foreningsutvecklare@au.se, så kan ni hjälpa till att utöka listan!

  • Bio
  • Bokcirkel
  • Bygga raketer
  • Diskussionsträff
  • Filmkväll
  • Frågesport
  • Föreläsningar
  • Labbar
  • Spelträff
  • Stjärnskådning
  • Studiebesök
  • Tävlingar

Ta inspiration från listan, eller se vad andra föreningar hittar på i vårt kalendarium! 

Varukorg