Driv ert distrikt!
Att driva ett disrtikt kan kännas stort och svårt, men vi finns här för att hjälpa och guida dig genom distriktsdrivandet!
Nedan finns allt du behöver som styrelseledamot i ett av Astronomisk Ungdoms distrikt.
Skulle det vara något som saknas här, eller ni behöver hjälp med något, hör av er till vår distriktsutvecklare på distriktsutvecklare@au.se
Styrelsens arbete
Styrelsen har huvudansvar för att fatta beslut, hålla i alla formaliteter och driva distriktet. Dessa tre roller måste finnas i distriktets styrelse, men det kan finnas fler utöver dessa om styrelsen så önskar.
Distriktsordförande
Ordförandens främsta uppgift är att se till att alla i styrelsen är medvetna om allt som händer och att samarbetet och arbetsfördelningen inom styrelsen fungerar på ett bra sätt. Ordföranden är huvudansvarig för att kalla till möten och se till att det som behöver göras blir gjort. Ordföranden agerar även ofta som ansiktet utåt och representant för distriktet.
Kassör
Skattemästaren har ansvaret för distriktets ekonomi. Detta innebär ansvara för att hålla koll på intäkter och utgifter, ansvara för att ta hand om kvitton och se till att få ersättning för utläggen. I rollen ingår även att sköta bokföringen under året.
Sekreterare
Sekreterarens har till uppgift att skriva alla formella och informella protokoll som förs under möten. Detta innefattar årsmötesprotokoll men även anteckningar, eller formella dokument, som förs under styrelsemöten. Att ha koll på, organisera och arkivera dessa protokoll ingår också i sekreterarens uppdrag.
Pengar och bank
Distriktskort
Alla distrikt inom AU får ett eget konto hos Swedbank. Ordföranden eller kassören får, när de tillträder, ett bankkort för distriktet. Bankkortet kan användas av distriktsstyrelsen för att göra köp åt distriktet.
Alla köp som gjorts med distriktskortet måste visas upp med en Redovisning av kortinköp, RAK. En sådan fylls i, separat för varje enskilt köp. Sedan skickas den in till kansliet.
- Redovisning av kortinköp, RAK
Begäran om ersättning
Om ni istället köper något för distriktet på egen hand kan ni få ersättning för ert köp. Då fyller ni i en vanlig BOE, Begäran om ersättning. Den skickar ni in till kansliet, som då överför pengar från distriktskontot till ditt eget konto.
- Begäran om ersättning, BOE
VIKTIGT: Kom ihåg att alltid ta bild på era kvitton, både när ni gör köp med distriktskortet eller på egen hand för distriktet. När ni skickar in BOE:s och RAK:s, se då till att alla verifikat ligger i samma fil, alltså att ni inte bifogar kvitton separat.
Formalia och mallar
Att sitta i en distriktsstyrelse innebär att arbeta med många olika formella dokument. Det kan handla om allt från årsmötet och alla dess handlingar till ordinarie styrelsemöten och bokföring över distriktets ekonomi. Det hela kan verka ganska förvirrande och jobbigt, men då finns vi här för att hjälpa er ta er an arbetet!
Mötesformalia
Här ligger nu en massa olika dokument, men vad betyder de alla egentligen – vad är skillnaden och hur ska de gå till? För att förklara de olika orden och typerna av möten finns här ett dokument med all mötesformalia som du i distriktsstyrelse kan behöva känna till och förstå.
Ordinarie årsmöte
- Årsmöte – Dagordning
- Årsmöte – Protokoll
- Verksamhetsberättelse
- Revisionsberättelse
Styrelsemöten
- Styrelsemöte – Dagordning
- Styrelsemöte – Protokoll
- Konstituerande styrelsemöte – Protokoll
Avstämningsmöten
- Avstämningsmöte – Protokoll
eBas
eBas är det medlemssystem som AU använder. Via eBas kan ni som distrikt bland annat se och hantera era föreningar, göra utskick till föreningarna, komma åt onlineregistrering och ladda upp protokoll från årsmöten. En manual för hur ni använder systemet finner ni nedan.
Manual för distriktsstyrelse
Som distriktsstyrelse får du en inloggning till distriktets eBas. Länk till eBas!
Stöd till föreningar
Nu har du läst en massa om allt logistiskt och praktiskt för distriktsstyrelsen. Men vad gör egentligen ett distrikt, varför finns distrikt?
Distriktens huvudsakliga funktion och uppgift är att vara till hjälp och stötta sina medlemsföreningar. Varje förening i AU tillhör ett av våra distrikt, beroende på föreningens geografiska sätesort. Vi har i AU just nu fem aktiva distrikt. Distrikten är till för att samla alla föreningar inom ett geografiskt område för att stärka gemenskapen och tillhörigheten för föreningarna, samt vara en nära kontakt till föreningarna.
Distriktskonferens
Varje höst håller distriktet i sin egen konferens – distriktskonferensen! Det är distriktets största och viktigaste fysiska aktivitet för året. Alla förtroendevalda inom distriktets medlemsföreningar är inbjudna. Distriktet planerar och arrangerar distriktskonferensen för sina föreningsaktiva. Allt bekostas av distriktet för de förtroendevalda.
Största delen av schemat under distriktskonferensen består av föreningskursen som ges av AU:s distrikts- och föreningsutvecklare, där deltagarna får lära sig om hur det är att driva sin förening. Då får även medlemsföreningarna träffa och lära känna sin distriktsstyrelse.
Läs mer om distriktskonferenser.
Distriktskursen
Distriktskursen är en kurs som ges till den nya distriktsstyrelsen under våren, efter distriktets årsmöte. Kursen går igenom allt viktigt och relevant för distriktsstyrelsen att känna till och kunna, från hur samarbeten och ekonomi fungerar till årsmötet och avstämningsmöten. Som distriktsstyrelseledamot är det väldigt viktigt att man vet hur arbetet ska gå till och just därför finns denna kurs!
Här kan ni ladda ner slides från distriktskursen: KOMMER SNART